Es necesario que antes de iniciar los contratos y las relaciones laborales, sepas con qué talento humano y empresas vas a trabajar. Normalmente, en el sector de las industrias, las relaciones comerciales tienden a ser a largo plazo, con excepción de que se presente algún siniestro o una situación continua de un proveedor específico. Por ello, es importante contar desde el momento cero, con los mejores proveedores, revisar su reputación, proyectos ejecutados y referencias financieras, así se podrá determinar la rentabilidad, pasivos, fortalezas y potencial de ganancias futuras.

Además de los criterios anteriormente mencionados para la selección estratégica de proveedores, también podemos encontrar los siguientes:

• Calidad de sus servicios y atención a clientes.
• Certificaciones, gestión del riesgo y gestión medio ambiental.
• Capacidad de respuesta.
• Condiciones de pago.
• Tecnología, logística e infraestructura con la que cuenta.
• Condiciones de distribución, transporte y entrega.

La relación con los proveedores debe gestionarse y obedecer a reglas y pautas preestablecidas para de esta manera optimizar la comunicación entre las partes, y minimizar riesgos. Para esto, es necesario definir los siguientes elementos, antes de realizar cualquier acuerdo:

• Medios y canales de comunicación. 
• Métodos de pago y facturación.
• Fechas de entrega. 
• Inventario de material y maquinaria.
• Estándares de calidad. 

Al ejecutar estos elementos en tu relación, garantizas una comunicación fluida y transparente con tus proveedores, de esta manera evitarás ruidos en la comunicación, malos entendidos y errores que pueden afectar el proyecto.

Es importante que cuando ya tengas seleccionados tus proveedores para la ejecución de la obra, hagas una revisión detallada de los contratos. En algunas ocasiones, existen algunas cláusulas que pueden ser perjudiciales para tu empresa y para el desarrollo de la obra. Recuerda siempre buscar información más detallada antes de firmar el contrato, además si tienes dudas del mismo, háblalo directamente con el proveedor, para que después de iniciado el proyecto no haya ningún contratiempo. Por último, comprueba que los proveedores seleccionados cumplan con toda la normatividad necesaria y encajen en los patrones de calidad y servicio.

Recuerda que si tienes algún conflicto debido a la firma o incumplimiento de los contratos, pueden dar lugar a sanciones legales y a problemas en la cadena de producción de la obra.

Así como les exiges a tus proveedores el cumplimiento de sus servicios y calidad en la obra, es importante que desde el área encargada de tu empresa tengan una gestión eficiente de las finanzas para realizar los pagos de manera oportuna y efectiva. Esto implica un control de facturación, cancelación de cuentas y cuentas por pagar. 

El pago correcto a tus proveedores garantiza una buena relación y una ejecución completa de la obra de infraestructura que se esté realizando, además que:

• Evitarás multas por el incumplimiento de pagos.
• Tendrás una relación comercial óptima con tus proveedores.
• Mejorarás tu puntaje de crédito.
• Prevendrán fraudes financieros.
• Aumentarás tu poder para negociar precios con otros proveedores.

Es necesario que desde el momento en el que inicias la obra cuentes con un monitoreo y supervisión constante de tus proveedores, de esta manera sabrás de primera mano si están cumpliendo con sus obligaciones. Esta supervisión va de la mano de tu empresa ya que podrás medir la calidad de sus servicios y lograrás crear estrategias de comunicación, pagos y facturación para minimizar riesgos después de haber dado inicio al proyecto

Si no se realiza una supervisión constante sobre el rendimiento de tus proveedores, esto aumenta el riesgo de que tu empresa no pueda actuar de forma ágil y eficaz si se llega a presentar algún inconveniente o siniestro.

Es importante señalar que no es necesario esperar a que el trabajo ineficiente de un proveedor perjudique la cadena de trabajo de la obra, si después de haber realizado el seguimiento te das cuenta que un proveedor no está cumpliendo con los plazos de entrega acordados o no poseen los estándares de calidad que indicaron tener desde un comienzo, actúa rápido y contacta otros proveedores que sí puedan satisfacer las necesidades de tu obra

Cuando haces una evaluación continua, te anticipas a diferentes problemas que se puedan presentar y puedes actuar de manera más rápida para encontrar una solución.

Nacional de Seguros te acompaña en este proceso, brindándote pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual que actúan como respaldo para la ejecución correcta de las obras de infraestructura que desees emprender.

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